دبیرخانه مرکزی دانشگاه یکی از ادارات زیرمجموعه معاونت پشتیبانی و منابع انسانی است که مسئولیت دریافت، ثبت، توزیع و نظارت کامل در امور مکاتبات و ارجاع آن ها و نیز حفظ و مراقبت در حسن صدور مکاتبات و یا به عبارتی فرآیند و تسهیل گردش مکاتبات اداری درون و برون سازمانی را به عهده دارد.
اهداف و برنامهها
-
تلاش و تقویت در جهت ارتقاء فرآیند مکاتبات الکترونیکی
-
حفظ و مراقبت از اطلاعات مکاتبات درون و برون سازمانی
-
تکریم ارباب رجوع
-
تلاش برای آسان سازی فرآیند مکاتبات جهت تسریع در امر پاسخگویی به مراجعین
-
ارتقاء کیفی و فنی خدمات دهی مراجعین
-
تلاش در یکپارچه سازی اتوماسیون های اداری داخل و خارج از دانشگاه
-
تلاش در جهت حذف مراجعه حضوری مراجعین
شرح وظایف
-
دريافت و ثبت و توزيع نامه های وارده و صادره
-
توزيع و ارجاع نامه های دريافتی به واحدهای داخلی
-
تكثير بخشنامه ها و اطلاعيه های داخلی كه از سوی رييس دانشگاه و ساير مسئولين صادر می گردد
-
دريافت و مخابره و ارسال كليه دورنويس ها
-
طبقه بندی و كدبندی و بايگانی كليه نامه ها، دورنويس ها و ساير اسناد بر اساس نامه های رسيده و بخشنامه های ارسالی
-
همكاری با دفتر رياست دانشگاه و ... در تشكيل پروندههای راكد و امحاء اوراق زائد و غيرضروری در دبيرخانه
-
نظارت كامل در امور نامه های اداری و ارجاع آنها به واحدهای مربوط و مراقبت در حسن صدور آنها
-
همكاری با مديريت تشكيلات و بهبود روشها دانشگاه در خصوص مكانيزه نمودن بايگانی و كدبندی مكاتبات
|